Como ser mais ágil com a gestão de projetos híbridos.
A questão é: Como trazer agilidade aos negócios? Muito esforço tem sido realizado com a finalidade de modernizar a gestão empresarial e seus processos com o intuito de propiciar um ambiente mais colaborativo, ágil e inovador.
Olá, neste post explicamos o porquê os projetos híbridos podem fazer a diferença! Mostramos os benefícios, fazemos uma breve comparação entre os modelos waterfall e métodos ágeis. Para os profissionais que estão versados nestas metodologias recomendo ir direto ao item – Criação de projetos híbridos, combinando metodologias e frameworks ou navegue no sumário do post abaixo. Tenha uma boa leitura!
Porquê fazer a gestão de projetos com modelos híbridos é eficaz?
Uma metodologia de projetos híbridos pode ser um passo importante na sua jornada de transformação digital e trazer mais agilidade no planejamento e execução dos seus projetos.
Para quem não está familiarizado com o termo gestão de projetos híbridos, cabe aqui uma explicação: Gestão de projetos híbridos é a combinação de metodologias de gestão de projetos ágeis com metodologias orientadas a planejamento baseadas no PMBOK.
Você verá neste post que este método pode trazer agilidade ao seu PMO e a sua organização .
Abaixo temos uma boa definição de projetos híbridos citação de Edivandro Conforto (2015) :
Projetos Híbridos: “…a combinação de princípios, práticas, técnicas e ferramentas de diferentes abordagens em um processo sistemático que visa a adequar a gestão para o contexto de negócio e tipo específico de projetos. Tem como objetivo maximizar o desempenho do projeto e produto, proporcionar um equilíbrio entre previsibilidade e flexibilidade, reduzir os riscos e aumentar a inovação, para entregar melhores resultados de negócio e valor agregado para o cliente.”
(Edivandro Conforto-2015).
Os benefícios alcançados quanto ao uso de metodologia de projetos híbridos se bem orquestrada são muitos.
Primeiramente um redesenho na documentação do seu projeto. Utilizando por exemplo, mas esta não é a única opção, um Project Model Canvas como project charter e instrumento colaborativo na construção do planejamento do projeto.
A grande força do Project Model Canvas é a sua simplificação e o seu caracter extremamente colaborativo na criação do planejamento do projeto. Um planejamento colaborativo aumenta o comprometimento dos stakeholders com o projeto e coloca todos na mesma página.
Outro benefício que podemos citar ao utilizar uma metodologia de projetos híbridos, é este ser um instrumento capaz de tornar mais flexível e adaptável a gestão de projetos, aos diversos cenários internos/externos da sua empresa e atender a diversidade de tipos de projetos existentes na sua organização.
Ao juntar algumas metodologias e frameworks vamos aproveitar o que elas trazem de melhor e garantir um equilíbrio entre controle e agilidade, com a construção de uma documentação ágil e o melhor de tudo isso, diminuir o impacto na mudança cultural necessária, principalmente de stakeholders seniores se eles não estão familiarizados com a gestão ágil.
Podemos também, utilizá-la como ferramenta estratégica para facilitar a inovação nos processos de gestão de projetos no ambiente empresarial, introduzindo fortemente conceitos ágeis. Vamos assim ganhar tração na transformação digital, tornando os projetos mais ágeis e colaborativos e minimizando as resistências à mudança cultural.
Precisamos sempre nos reportar ao contexto que estamos vivendo para entender a aplicabilidade de métodos que ajudem a inovação e tragam agilidade. Vivemos um momento de alta transformação aonde a pressão pela sobrevivência das empresas e a busca por resultados tem produzido uma corrida pelos novos Mindsets do mercado. Tem se apontado a direção da diferenciação com uma gestão ágil, no entanto, no afã de trazer agilidade à empresa, tem-se um choque cultural e diversidade de práticas, e o mais crítico, as vezes com um grau de maturidade baixo no uso das abordagem ágeis.
No dizer dos seus criadores, definido no scrum guide, scrum é:
Assim para realmente colher os benefícios de uma cultura ágil, precisamos compreender que para resultados significativos um esforço e direcionamento estratégico da mudança cultural necessária é essencial e prioritário, haverá ganhos, mas não há resultado transformador de curto prazo na organização.
A visão bi-polarizada entre waterfall versus ágil, é uma simples polarização que não corresponde a realidade das necessidades de metodologias de gestão de projetos nas empresas, considerando os diversos tipos de projetos que coexistem na organização:
Não é uma regra, mas projetos com o escopo bem definidos podem ter vantagens em serem trabalhados no modelo waterfall. Projetos com alto grau de incerteza quanto ao que será produzido são melhor desenvolvidos dentro da abordagem ágil. Projetos complexos e grau moderado de incerteza, podem abarcar melhores resultados com o uso de metodologias híbridas.
Assim a questão não é estabelecer uma bi-polarização: Waterfall ou Ágil, mas sim entender que existe uma linha contínua entre total controle e total flexibilidade.
Não existe certo ou errado, mas sim resultados que devem ser alcançados com sustentabilidade.
Compreendendo como estruturar métodos de gestão de projetos híbridos você poderá priorizar mais controle ou mais agilidade e flexibilidade – “Métodos Ágeis” .Isso depende dos tipos de projetos que você tem que lidar, o momento que sua empresa esta vivendo, as habilidades existentes na empresa, da cultura organizacional e da maturidade na gestão de projetos.
Muitas empresas não definem com clareza uma metodologia que possa ser utilizada por toda a corporação e que faça parte do DNA na busca da excelência.
Não é o caso quando temos um PMO efetivo e eficaz.
O PMBOK não é uma metodologia, mas um corpo de conhecimento, na própria definição do PMI, que detalha as melhores práticas para todos os processos que estão descritos dentro de cada uma das 10 áreas de conhecimento que compõem a gestão de projetos e permite a construção de metodologias eficazes dependendo do tipo de projeto a ser executado.
Existem no mercado diversas metodologias para gestão de projetos que foram baseadas ou que estão contido no corpo de conhecimento do PMBOK, por exemplo: Ten-Step, Methodware etc.
Agora vamos comparar duas metodologias opostas e ver suas vantagens e desvantagens e como podemos obter benefícios da sua combinação:
Metodologia Waterfall:
Muitos projetos seguiam e seguem o modelo waterfall (cascata), que propõe um sequenciamento de fases conforme imagem abaixo:
As metodologias tradicionais apresentam barreiras consideráveis para garantir a velocidade na realização dos projetos principalmente no cenário com maior grau de incerteza.
Uma vez que o esforço para ter todos os requisitos desenhados primeiramente e uma gestão de mudanças burocrática, atrasam a entrega do final do produto e o seu time-to-market.
Outro aspecto negativo, é que os clientes somente são consultados após a finalização dessas atividades e com as constantes mudanças no mercado, as suas necessidades podem ter mudado. Levando a um alto custo de retrabalho e desperdícios e em alguns casos a completa insatisfação do cliente
Apresentam grande eficiência em projetos de escopo fechado, mas perde muito em experimentação e interatividade. Terreno fecundo para a inovação.
Existem cenários em que os métodos tradicionais apresentam melhor resposta. Principalmente em projetos de escopo fechado e produtos definidos.
Síntese de vantagens e desvantagens do modelo waterfall:
Vantagens:
Desvantagens
Metodologias Ágeis:
Assim como nos modelos orientados a planejamento, existem diversas metodologias ágeis desenvolvidas e em uso no mercado atualmente, tais como: Scrum, XP (Extreme Programming), FDD ( Feature Driven Development), SAfe, DAD, Less cada uma trazendo um conjunto de vantagens e escalabilidade para lidar com diferentes complexidades dos projetos e diferentes graus de incerteza.
As metodologias ágeis com os seus ciclos interativos e incrementais, permitem ganhar velocidade neste cenário atual que vivemos e já a algum tempo extrapolou os limites do ambiente de tecnologia, estando presente em praticamente qualquer departamento da corporação em que se execute projetos e até mesmo na gestão das atividades rotineiras do dia a dia.
Podemos dizer que estão embasadas no famoso manifesto ágil :
- Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas;
- Software em funcionamento mais que documentação abrangente;
- Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos;
- Responder a mudanças mais que seguir um plano.
Lembre-se: Não se trata de eliminar processos , documentação, negociação ou planejar, mas sim de balancear de maneira adequada, ter maior foco no cliente, abraçar a mudança, comprometimento de ambas as partes e principalmente resultado!
Os métodos ágeis trazem uma série de benefícios:
- Entregas rápidas;
- Engajamento dos stakeholders;
- Foco no valor, uma vez que os stakeholder através do Product Owner determinam as prioridades a serem construídas;
- Experimentação;
- Adaptabilidade;
- Melhoria na qualidade, pela construção frequente, incremental e interativa, com avaliações e revisoēs durante cada interação.
O Framework SCRUM:
O scrum segundo definição da SCRUM.ORG:
“Scrum, é um framework dentro do qual pessoas podem tratar e resolver problemas complexos e adaptativos, enquanto produtiva e criativamente entregam produtos com o mais alto valor possível.”( scrum guide)
“Scrum é um framework estrutural que está sendo usado para gerenciar o trabalho em produtos complexos desde o início de 1990. Scrum não é um processo, técnica ou um método definitivo. Em vez disso, é um framework dentro do qual você pode empregar vários processos ou técnicas. O Scrum deixa claro a eficácia relativa de suas práticas de gerenciamento de produto e técnicas de trabalho, de modo que você possa continuamente melhorar o produto, o time e o ambiente de trabalho.”
Vantagens do Scrum:
Desvantagens do Scrum:
Criação de projetos híbridos, combinando metodologias e frameworks.
Vimos que:
1 – Tipos de projetos diferentes precisam ser gerenciados de maneira diferente.
2 – Uma abordagem para lidar com projetos complexos e que exigem uma maior flexibilidade podem se beneficiar de uma metodologia de gestão de projetos híbridos.
3 – Antes de ser totalmente Ágil, muitos PMOs ( Project Management Office) podem introduzir a agilidade nos projetos de maneira a conciliar alguns processos formais. Aonde os stakeholder fiquem confortáveis e com um grau de visibilidade do produto final maior, uma clara visão de riscos e do resultado final desejado.
Projetos Híbridos – Managed Agile Framework:
Vejamos como é a gestão de projetos híbridos na visão do Managed Agile Framework:
4 – É importante alinhar a necessidade do projeto à estratégia organizacional e principalmente destacar os benefícios esperados com o produto do projeto num formato de comunicação ja utilizado, ou seja falar a linguagem do cliente.
O modelo foi desenvolvido pelo Professor Chuck Cobbs, Universidade de Boston para atender a dois requisitos conflitantes em um grande projeto:
1 – O projeto tinha que alcançar alguns resultados (milestones) e estar dentro do orçamento previsto.
2 – O outro ponto é que o cliente queria uma abordagem ágil na definição dos requisitos.
A proposta desenhada por Chuck Cobbs se tornou o Managed Agile Framework que tem duas camadas:
Projetos Híbridos : Managed Agile – Nível Macro:
O nível “Macro” é o envelope externo do projeto. Ele foi focado principalmente no gerenciamento de requisitos contratuais gerais. Essa camada apresenta um nível suficiente de controle e previsibilidade.
Projetos Híbridos : Managed Agile – Nível Micro:
Dentro desse envelope de “nível macro”, implementa-se uma abordagem de desenvolvimento Agile bastante flexível no “nível micro”.
Apresenta uma abordagem mais adaptativa, necessária para uma maior flexibilidade a imprevisibilidade do cenário.
Para o planejamento do projeto temos utilizado o Project Model Canvas do Professor Finóquio, que introduz um ambiente colaborativo no planejamento do projeto e o incluindo dentro do framework managed agile. Inclusive utilizamos o PMC como project charter, eliminando diversos artefatos tradicionais de controle.
Dois aspectos que observamos quando utilizamos uma metodologia derivada do managed agile: Primeiro o impacto na alta gestão do cliente foi minimizado, uma vez que os relatórios são apresentados no formato tradicional, project charter, gráfico de gantt com milestones. Relatórios ao qual estão familiarizados e são orientados a planejamento, permitindo o controle dos entregáveis e a visibilidade das realizações e uma gestão de riscos.
O segundo é que o gerente de projeto e a equipe tem a liberdade de atuar dentro da metodologia ágil com maior flexibilidade na execução das atividades aumentando o comprometimento da equipe e os resultados, no nosso caso as vezes utilizamos Time box com um Scrum Board, e para projetos mais operacionais utilizamos o Kanban.
A grande sacada é você identificar o nível de controle exigido e a cultura do ambiente, para colocar a régua da flexibilidade e agilidade no nível adequado. Mais controle menos flexibilidade menos controle maior flexibilidade e agilidade.
Um aspecto importante, é que uma equipe ágil, tem uma enorme transparência na execução das atividades para todos do time, através dos quadros visuais e as reuniões diárias. É como ter a visibilidade da micro gestão mas sem o controle terrível que ela gera, a equipe é alto gerenciável, o que aumenta a eficácia da gestão
Os resultados que alcançamos falam por si, temos alguns projetos de sucesso, em que o principal ativo foi uma comunicação facilitada com os diversos gestores, alinhando expectativas nos níveis: Estratégico, Tático e Operacional. Conseguimos uma atuação mais colaborativa entre todos os stakeholders.
Em alguns cenários, tínhamos uma diversidade de expectativas, e métodos de gestão, com muitos especialistas em métodos ágeis na TI e gestão tradicional dos outros departamentos e uma enorme necessidade de alinhar o escopo do projeto com as regras estabelecidas no contrato.
Aplicando o modelo híbrido em projetos de implantação de plataforma ITSM:
Utilizamos esta abordagem híbrida para fazer a implantação de um projetos de melhoria em gestão de serviços, 5 processos ITIL, com o envolvimento de diversos departamentos , o nosso cliente tinha também, um processo complexo de fornecedores com fábricas de software internas e externas.
A integração era complexa, e apresentava uma diversidade de execução.
A vantagem que se destacou foi a facilidade de comunicação dos macro objetivos que interessavam aos stakeholders e trazia previsibilidade na melhoria e o segundo aspecto, colocarmos todas as equipes envolvidas na mesma página.
No micro level, abrimos várias sprints para as diversas atividades e coordenamos a atuação dos kanbans individuais. Cada equipe se tornou o dono de suas sprints e negociavam entre os consultores alocados a realização das atividades para atingir o limite delimitado pelo macro-level, a responsabilidade de execucão era do time, mas a transparência conseguida através do quadro visual Kanban/Scrum Board, juntamente com as reuniões diárias garantiam toda a visibilidade da execução. E atenção e pronta resposta quanto aos impedimentos identificados.
Houve assim, flexibilidade e comprometimento na busca de realizar os objetivos. Conseguimos uma maior liberdade da equipe para entregar o resultado.
Assim fechamos o escopo do projeto em macro level, mas detalhado o suficiente para o nível exigido e a posterior quebra dos pacotes de trabalho foram para um Kanban. Conciliamos velocidade e previsibilidade, atendendo ao controle exigido pelo contrato e dando flexibilidade aos consultores envolvidos de trabalharem as necessidades inerentes de um projeto no cliente.
Metodologia de Implantação FDM – Fast Deployment Methodology – Citsmart
Outro exemplo prático, em 2018 desenvolvemos uma metodologia de implantação de gestão de serviços, em que utilizamos uma abordagem de gestão de projetos híbridos! A metodologia no que tange a gestão de projetos está apoiada em três pilares: Waterfall – Métodos Ágeis – TOC teoria das restrições, com o conceito de buffer.
Se você quer saber mais sobre gerenciamento de projetos híbridos, recomendo o curso de gestão de projetos híbridos da eTecnologia, somos parceiros e quem sabe a gente não se encontra na próxima turma!
Fontes utilizadas neste post: